Kurumsal video konferans sistemi seçerken dikkat edilmesi gereken 7 nokta

Video konferans artık "olsa iyi olur" denen bir araç değil. Haftanın her günü ekipler, müşteriler ve tedarikçilerle onun üzerinden konuşuyor. Bu yüzden yanlış seçilmiş bir sistem büyük bir arızayla değil, küçük sürtünmelerle kendini gösterir: toplantı başlamadan geçen on dakika, odadaki konuşmayı duymayan uzak katılımcı, kimin hangi lisansı kullandığını bilmeyen bir BT ekibi.

Aşağıdaki yedi başlık, teklif almadan önce kendinize sormanız gereken soruları sıralıyor. Hepsine net bir cevabınız varsa, satıcıyla yapacağınız görüşme çok daha verimli geçer.

1. Kimler, hangi cihazlarla katılacak?

Önce katılımcı profiline bakın. Çalışanların çoğu masaüstü bilgisayardan mı bağlanıyor, yoksa sahada telefondan mı? Toplantıların bir kısmı odadan mı yapılıyor? Müşteriler ve dış paydaşlar sizin kurduğunuz bir uygulamayı indirmek zorunda kalacak mı?

İyi bir sistem herkesin kendi cihazından, kendi bulunduğu yerden sorunsuz katılmasını sağlar. Zoom Meetings bu nedenle masaüstü ve mobil uygulamalarıyla aynı toplantıya farklı cihazlardan girmeyi basit tutuyor.

2. En kalabalık toplantınız kaç kişilik?

Ortalamayı değil, zirveyi düşünün. Yılda iki kez yapılan şirket toplantısı bile olsa, o toplantıya sığmayan bir plan sizi yıl içinde ek bir lisans için yeniden teklif beklemeye zorlar.

Zoom planlarında katılımcı kapasitesi Pro için 100, Business için 300, Enterprise için 1.000 kişidir. Pro ve Business planlarında Large Meeting eklentisiyle bu sayı 1.000'e kadar çıkarılabilir. Planların farkını ayrı bir yazıda ayrıntılı anlattık.

3. Toplantı odaları nasıl çalışacak?

Bilgisayar başında yapılan toplantı ile odada sekiz kişinin oturduğu toplantı aynı şey değildir. Odadaki sesin uzaktaki kişiye temiz gitmesi, kameranın herkesi kadraja alması ve toplantının tek dokunuşla başlaması gerekir.

Sıfırdan bir oda kuruyorsanız Zoom Rooms bu iş için tasarlandı. Odada zaten bir Polycom ya da Cisco sistemi varsa onu atmak zorunda değilsiniz: Zoom Konferans Odası Bağlayıcı SIP ve H.323 uç noktalarını Zoom bulutuna bağlar. Oda ve donanım tarafını Zoom Rooms yazımızda ele aldık.

4. Ses ve görüntü kalitesi hangi koşullarda ölçüldü?

Her demo mükemmel görünür. Sormanız gereken şey, gürültülü bir açık ofiste, kötü aydınlatılmış bir evde ya da yavaş bir bağlantıda ne olduğudur. Zoom tarafında arka plan gürültüsünü bastıran, görünümü rötuşlayan ve aydınlatmayı ayarlayan özellikler var; bunları gerçek çalışma koşullarınızda deneyin.

Donanım ayrı bir konu: iyi bir yazılım kötü bir mikrofonu kurtarmaz. Donanım rehberimiz hangi odada ne işe yarar sorusunu cevaplıyor.

5. Yönetim ve güvenlik ihtiyacınız ne?

Kimin hangi lisansı kullandığını, toplantıların hangi hesaplardan açıldığını ve kayıtların nerede durduğunu görebilmek, sistemi işletecek ekip için en az kullanıcılar için kadar önemli. Şirket markalama, tek oturum açma (SSO) ve merkezi yönetim gibi özellikler bu başlığa girer.

Çok sayıda odanız varsa durumlarını tek bir yönetici konsolundan görmek de ciddi zaman kazandırır; Zoom Konferans Odası Bağlayıcı bu merkezi yönetimi sunuyor.

6. Toplantı kayıtları ve notlar nasıl yönetilecek?

Kayıt almak kolay, kayıtları işe yarar tutmak zordur. Kaydın ne kadar saklanacağı, bulutta ne kadar yer ayrıldığı ve içinde arama yapılıp yapılamayacağı önemlidir. Zoom, kayıtlardan aranabilir transkript oluşturabiliyor; bu özellik uzun bir toplantıda tek bir cümleyi bulmak için işe yarıyor.

Depolama planlara göre değişiyor: Pro ve Business planlarında lisans başına 10 GB bulut kaydı var, Enterprise planda bulut depolama sınırsız.

7. Satış sonrası destek ve toplam maliyet

Lisans bedeli, toplam maliyetin yalnızca bir parçasıdır. Donanım, kurulum, kullanıcı eğitimi ve yıllık yenileme de hesaba girmeli. Bir sorun çıktığında Türkçe, hızlı ve sizi tanıyan bir destek ekibine ulaşıp ulaşamayacağınızı da sorun.

ETGİ Grup, Zoom'un Türkiye'deki satış, eğitim ve destek merkezi olarak çalışıyor; lisans, donanım ve eğitimi tek elden planlamak mümkün.

Hangi plan ve donanımın size uyduğundan emin değilseniz teklif formunu doldurun ya da bizimle iletişime geçin, birlikte planlayalım.